Het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 30 oktober 2005 was tot nu toe nog niet gepubliceerd op de website. Daarom nu alsnog!

Concept verslag Algemene Ledenvergadering BV Leiderdorp, dd. 30 oktober 2005

Aanwezig:
Ronald vd Meel, Bert Klompmaker, Corinne Supper, Iris Abouljoud, Wim Noordhoek, Gitta Noordhoek, Joyce van Evert, Renske Kleiss, Sebastiaan Kleiss, Dennis Bakker, Mariska van Zegveld, Sandra Ginter-Budding, Michael Ginter, Birthe vd Voort, Wilbert Antes, Aniek vd Heuvel, David Abouljoud, Glenn Schijf, Ramon van Winkel, Paul Crama, Gerard van Zwieten, Ben Smit, Piet Kleiss, Paul Broers, Henk Zandvliet, Carla Zandvliet, Mo Bergman, Karin Vlasman, Tracey van Houwelingen, Carina Bras, Hans Kievit, Prisca Kievit, Burhan Mihciokur, Jacques Schijf (penningmeester), Shirley Antes (secretaris), Ton Kallenberg (voorzitter a.i.), Imad Abouljoud, Michael Breel, Ed de Kler, Johan Anker.

Afwezig met bericht:
M. Wals, fam. Arndt, fam. Huibers, H. Kallenberg, H. Noorlander, F. Scaramelli, R. Kallenberg, M. Alessi, T. Hofman, K. Stijger.

1-Opening
De voorzitter a.i. opent de vergadering en heet de aanwezigen hartelijk welkom. Het bestuur verheugt zich in een behoorlijke opkomst.

2-Agenda
De agenda wordt aangepast op punt 5. toevoeging begroting 2005-2006, punt 8. toevoeging brainstormsessie Time Out 3 en punt 10. aanpass. huishoudelijk reglement.

3-Ingekomen post en mededelingen
De secretaris meldt dat er een aantal afmeldingen zijn binnengekomen en zij heeft een e-mail ontvangen van de heer O. Vos met het verzoek deze in de ALV te behandelen, hetgeen bij punt 7 zal geschieden.

4-Goedkeuring notulen ALV 11 juni 2005
De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd. De secretaris wordt bedankt voor de verslaglegging.

5-Financi?n
Alle leden hebben ongeveer 1 week voor de vergadering, samen met de uitnodiging, een dringende oproep om naar de ALV te komen en de notulen van de ALV van juni 2005, de jaarrekening 2004-2005 en het verslag van de kascommissie toegestuurd gekregen. Het bestuur heeft hierbij een toelichting geschreven die ter plaatse uitgereikt wordt. De voorzitter a.i. stelt een korte leespauze voor om vervolgens de financiële stukken te bespreken.
De eerste algemene reacties zijn dat men flink geschrokken is van het grote negatieve resultaat. Bert Klompmaker reageert als eerste en vindt dat de organisatorische structuur verbeterd moet worden, en naar zijn inzicht zou het negatieve vermogen hoger moeten zijn.
De heer Henk Zandvliet geeft aan dat als je dit met het bedrijfsleven vergelijkt dan zou de vereniging failliet zijn. Er moeten 2 scenario’s gemaakt worden, een positieve en een negatieve toekomstvisie als behandeling voor wat nu.

Jacques Schijf geeft een verklaring over de cijfers; Sponsors, we hebben nog steeds een paar vaste sponsors, maar van de opgenomen sponsors op de jaarrekening zijn een aantal hun verplichtingen niet nagekomen. De grootste sponsor t.w. Duna is failliet gegaan. Daarnaast is niet helemaal correct gekeken naar wat is begroot en welke specifieke uitgaven zijn daarvan gedaan.
Naar aanleiding van vragen doet Gerard van Zwieten technisch verslag over de opgenomen balansposten en behandeld vervolgens het verslag van de kascommissie. Hij licht daarbij toe dat het bedrag van 5900 euro niet ontvangen sponsorbijdragen gesplitst kan worden in afboeking onvoorzien (Duna) ad. 4700 euro en niet binnengekomen bedragen uit de club van 100 ad. 1200 euro. In zijn visie is e.e.a. misgegaan door het ontbreken van duidelijke communicatie tussen bestuur en management Dames1.
Na het verslag van de kascommissie besproken te hebben volgt een vragenronde.
Birthe vd Voort vraagt of de opleidingsvergoeding van vertrokken spelers/speelsters juist is doorberekend. Hierop antwoorden Ton Kallenberg en Jacques Schijf dat dat het geval is. Ton Kallenberg voegt hieraan toe dat door bestuurlijk besluit besloten is voor 2 personen geen vergoeding te vragen.
Ronald vd Meel vraagt waarom alleen DS1 apart vermeld wordt in de jaarrekening, terwijl volgens hem ook de Meisjes Junioren en het Bolwerk ‘dure’ teams waren. Gerard van Zwieten legt uit dat door het spelen in de ere-divisie een aantal jaren geleden besloten is voor DS1 een specificatie te maken en dat hier voor andere teams geen noodzaak bestond. Hij geeft aan dat je het vanwege de complexiteit de penningmeester niet mag vragen dit alsnog te doen. Jacques Schijf geeft aan dat aan de bolwerkpartners rekeningen zijn verzonden ter dekking van de kosten en zoals zichtbaar is in de jaarrekening heeft het de vereniging uiteindelijk per saldo plm. 300 euro gekost. De kosten van Meisjes Junioren alsmede de trainersvergoeding die H. van Haver heeft ontvangen zijn volledig gedekt door sponsorgeld.
De algemene opinie is dat het proces beter bewaakt dient te worden zodat er geen overschrijding van het budget meer voorkomt.
Bert Klompmaker geeft aan het gevoel te hebben dat het verslag en de toelichting niet juist zijn. Hij vindt de uitleg niet passen bij de gepresenteerde balans. Ook maakt hij bezwaar tegen het tekort van 5900 euro. Gerard geeft nogmaals uitleg over de totstandkoming van de cijfers, wat opnieuw een vrij technisch verhaal wordt. Uiteindelijk geeft Bert aan zich in deze uitleg wel te kunnen vinden.

De voorzitter a.i. gaat vervolgens over naar de behandeling van de toelichting van het bestuur op het financiële verslag en vat het geheel kort samen. Ter conclusie stelt de voorzitter a.i. dat de kascommissie de leden adviseert geen decharge te verlenen, het bestuur vraagt de leden in te stemmen met de aanzet van de probleemoplossing zoals die aangegeven is, de jaarcijfers 04/05 vast te stellen, de balans en winst&verliesrekening goed te keuren om vervolgens de penningmeester decharge te verlenen.
Alvorens hiertoe over kan worden gegaan worden er nog een aantal vragen door de leden gesteld. Piet Kleiss vraagt of er vroeg in het seizoen al bij het bestuur bekend was dat de begroting overschreden zou gaan worden en of de leden hierover geïnformeerd hadden moeten worden. Ton Kallenberg benoemt de posten die de hogere kosten veroorzaakt hebben (o.a. btw op zaalhuur, verhoging tarieven NBB en arbitragekosten Rayon) en geeft toe dat de arbitragekosten verkeerd ingeschat zijn, dus die hogere kosten had het bestuur reeds in het seizoen kunnen zien aankomen.
Vervolgens wordt er gediscussieerd over de term decharge verlenen. Gerard van Zwieten citeert de statuten: ‘de leden geven goedkeuring aan de cijfers en dechargeren het bestuur.’ D.w.z. zij vrijwaren het bestuur met betrekking tot vragen en verantwoording over de cijfers. Piet Kleiss geeft aan dat er niet voor een bepaald deel decharge verleend kan worden. De taak van de kascommissie is nagaan of de cijfers op een juiste wijze verwerkt zijn. Het antwoord hierop is ja. Men kan zich wel afvragen of de uitgaven verantwoord zijn gedaan. De voorzitter a.i. stelt voor rondom de jaarwisseling een bijzondere ALV op te roepen in de hoop dan meer duidelijkheid te kunnen scheppen rondom een aantal zaken. Henk Zandvliet benadrukt dat de cijfers dan niet anders zullen zijn.
Piet Kleiss stelt voor een commissie van goede diensten samen te stellen dat zich wil richten het bestuur te helpen om oplossingen te zoeken voor de problemen. Het bestuur is zeer verheugd met dit aanbod en stelt voor dit naar agendapunt 6 te schuiven. Jacques Schijf vraagt nog even aandacht voor de schuldenpost op de balans m.n. sportfondsen, R. Kroon en J. Zandbergen. Er wordt voorgesteld deze posten voorlopig ‘te bevriezen’. Er wordt niets van de oude schulden betaald totdat er meer helderheid is over het ontstaan of gemaakte afspraken.

Dan vraagt de voorzitter a.i. de leden of zij in kunnen stemmen met de vaststelling van de cijfers zoals deze vandaag gepresenteerd zijn en de uitwerking van de probleemoplossing naar de bijzondere ALV te verplaatsen. Dit voorstel wordt met algehele instemming aangenomen.

Het volgende punt bij agendapunt 5 betreft contributieverhoging. Zoals te lezen valt in de bijlage ‘overige voorstellen bestuur BVL’ zou een verhoging gerechtvaardigd zijn, echter het bestuur stelt voor dit seizoen nog geen verhoging door te voeren. Piet Kleiss vraagt het bestuur waarom er niet volgens inflatiemethode jaarlijks verhoogd wordt. Ton Kallenberg geeft aan dat er geen goed inzicht is in de samenstelling van de contributie. Er bestaan landelijke rekenmodules en in samenwerking met de stichting sportpromotie leiderdorp is een onderzoek gestart naar de samenstelling. In het voorjaar van 2006 zal het bestuur een voorstel doen tot aanpassing van de contributie voor het nieuwe seizoen.

Als laatste financiële agendapunt wordt de begroting 2005-2006 besproken. In de ALV van juni was een conceptbegroting aanwezig die op verzoek van het bestuur aangehouden is omdat de compensatie van de gemeente nog niet definitief toegezegd was. Op dit moment is het bestuur nog steeds in gesprek met de gemeente hierover. Ton Kallenberg heeft na de laatste ALV een bespreking gehad met de toenmalige wethouder de heer V. Molkenboer, die toegezegd heeft de compensatie te bespreken in het college. Helaas heeft dit niet plaatsgevonden en de heer Molkenboer is ondertussen uit het college van B&W. Ton heeft nu samen met Gerard van Zwieten opnieuw een gesprek gehad met de gemeente, en zij hebben beloofd deze week de zaak te behandelen. En hoewel de sfeer tijdens dat gesprek positief was hebben we nog steeds geen definitieve toezegging. Ook is de begroting aangepast door een aantal ontwikkelingen, dat in de tussentijd heeft plaatsgevonden. Dit resulteert in een lager ontvangst van contributiegelden door minder leden, daartegenover zijn ook de uitgaven aangepast. De onzekere factor blijft de gemeentecompensatie. Er volgt weer een vragenronde.
Bert Klompmaker verzoekt als gevolg van de inspanningen van het bestuur, om voor de schuld van 15.000 euro een lening te verkrijgen, hiervoor dan ook alvast te betalen rente op de begroting te plaatsen. Daarnaast zou het kleine positieve resultaat opgenomen moeten worden als dotatie op een spaarrekening zodat hieruit de intentie van het bestuur blijkt een positief eigen vermogen op te willen bouwen. Piet Kleiss vindt dat de kosten voor de Swisj lager moeten. In deze tijd van digitale communicatie zou iedereen het clubblad van de website moeten downloaden zodat de papieren versie vervalt. Ook moet er via dit medium meer geld binnen worden gehaald via banners en advertenties. De webmaster heeft momenteel een item geplaatst die de club geld op kan leveren. De website wordt betaald c.q. gesponsord door Pointnet. Als geste naar dit bedrijf toe zou je dit op de balans mee kunnen nemen. Wat zijn de kosten voor website en weekbladen? Ton Kallenberg verklaart dat het bestuur de intentie heeft wekelijks een stukje in de plaatselijke krantjes te zien over BVL. Ter aanmoediging een kleine vergoeding. Ditzelfde geldt voor de website. Ter compensatie voor alle tijd die de webmaster hierin steekt. Sebastiaan Kleiss (webmaster BVL) geeft direkt aan geen vergoeding te wensen. Het bestuur dankt hem hartelijk voor deze ‘schenking’. Mariska van Zegveld vraagt een toelichting op de posten activiteiten en vermeld voor de notulen dat zij de 1.000 euro jeugdfonds/kamp erg hoog vindt. Ronald vd Meel wil weten waarom de trainersvergoeding 3.000 euro is begroot. Ton Kallenberg licht toe dat dit kostenvergoeding betreft. Bijv. de trainer die enkele malen per week vanuit Mijdrecht naar Leiderdorp komt rijden. Dit is vastgesteld met instemming van de leden.
Als alle discussies gevoerd zijn wordt er besloten de begroting aan te passen; aan de batenzijde een extra sponsorpost voor 1.000 euro aan de lastenkant 788 euro rente te betalen en het resultaat van 1.000 euro dotatie eigen vermogen.

6-Samenstelling bestuur en commissies
In de bijlage ‘samenstelling van het bestuur en commissies van de BV Leiderdorp gedurende het seizoen 2005-2006’ staat een opstelling te lezen van de huidige stand van zaken en een opzet hoe het zou kunnen zijn. Bert Klompmaker tekent protest aan dat hij genoemd wordt als bestuurslid. Reeds bij aantreden als wedstrijdsecretaris heeft hij aangegeven zijn taken als ondersteunende functie van het bestuur uit te voeren en absoluut geen bestuurslid wil zijn. Dit wordt opnieuw genoteerd voor het verslag. Formeel gezien is de wedstrijdsecretaris onderdeel van het bestuur, maar men neemt allen notitie van zijn standpunt. Ton Kallenberg treedt af als voorzitter a.i. Men vraagt de leden toestemming voor de nieuwe bestuursamenstelling per heden;
voorzitter – Imad Abouljoud
vice-voorzitter – Ton Kallenberg
penningmeester – Jacques Schijf
secretaris – Shirley Antes
bestuursondersteuning; wedstrijdsecretaris – Bert Klompmaker, ledenadministratie – Ria de Graas
Nadat de leden goedkeuring hebben gegeven stelt Imad Abouljoud zich voor.
Per oktober 2006 zullen de penningmeester, de wedstrijdsecretaris en de ledenadministrateur aftreden en zijn niet herkiesbaar. De vice-voorzitter treedt eveneens af per oktober 2006, doch weet nog niet of hij herkiesbaar zal zijn. Voor de ledenadministratie heeft de heer Ulf Arndt zich aangemeld en Gerard van Zwieten heeft te kennen gegeven penningmeester te willen worden en vanaf heden te gaan fungeren als 2e penn.meester. Mevr. Hetty Noorlander heeft in overweging 2e penningmeester.
Op de oproep van Ton Kallenberg wie een functie binnen de verschillende commissies wil bekleden bieden zich diverse aanwezigen aan. Hierdoor ontstaat de onderstaande indelingen.

2e wedstrijdsecretaris – Michael Ginter

Technische commissie – 1. Ben Smit (voorzitter, vertegenw. in het bestuur; 2. Paul Crama; 3. Gerard van Zwieten

Jeugdcommissie – 1. Mo Bergman; 2. Jeanette van Winkel; 3. Karin Vlasman; (4. Gijs de Weerd)

WMS – 1. Ronald vd Meel (scheidsrechters/opleidingen); 2. Hans Kievit

Clubkrant/Website – Sebastiaan Kleiss

Kascommissie – 1. Ramon van Winkel; 2. vacant

Toernooicommissie – 1. Bert Klompmaker; 2. Corinne Supper (internationale toernooien)

Sponsorcommissie – 1. Birthe vd Voort; 2. Sandra Ginter – Budding; 3. Mariska van Zegveld; 4. Mevr. Huibers

Speciale activiteiten – Gijs de Weerd

Commissie kleding – Johan Anker

Commissie van goede diensten – 1. Piet Kleiss; 2. Michael Breel; 3. Gerard van Zwieten; 4. vacant

Het bestuur is zeer blij met deze aanmeldingen en zal zo spoedig mogelijk met de diverse commissies in contact treden.

7-Zaaltaken/Betrokkenheid van ouders
Om de leden niet al te vaak een jurytaak te hoeven geven worden voor het 2e seizoen ouders ingedeeld aan de jurytafel. Dit jaar uitgebreid vanaf de welpen t/m aspiranten. Op een enkel team na zijn hier geen problemen. Om ook de oudste leden (heren en dames senioren) te ontlasten zal er een team van jeugdleden die in het bezit zijn van een f-diploma tegen een kleine vergoeding ingedeeld worden om extra wedstrijden te fluiten. In de mail van de heer O. Vos stelt hij dat een mini niet aan de jurytafel mag zitten bij een wedstrijd van aspiranten of ouder. De inhoud van de mail wordt als kennisgeving aangenomen.

8-Seizoen 2005-2006
Zoals eerder in de vergadering is opgemerkt wil het bestuur de kosten van de clubkrant verlagen door geen papieren Swisj meer uit te brengen. De leden die niet in het bezit zijn van een pc kunnen een gedrukte versie aanvragen tegen betaling van bijv. 3 euro. De leden zullen hierover ingelicht worden.
Ronald vd Meel vraagt wat de uitkomst van de brainstormsessie Time Out 3 van juni/augustus is geworden. De samenvatting zal hem z.s.m. door Ton Kallenberg gemaild worden.

9-Voortgang Bolwerk
Om het team van DS1 te versterken is Oegstgeest aan de bolwerkconstructie toegevoegd. Momenteel trainen en spelen een aantal dames van Oegstgeest bij BVL. De positie voor het seizoen 2006/2007 moet nog bekeken worden. Ook zal de TC de ontwikkelingen rondom het bolwerk in de afgelopen seizoenen evalueren.

10-Wat verder ter tafel komt/Rondvraag
Ton Kallenberg stelt de leden voor de uiterste opzegdatum van het lidmaatschap te vervroegen naar 1 mei. E.e.a. als gevolg van de krappe tijd die de TC heeft voor het samenstellen en inschrijven van teams, terwijl daarna nog opzeggingen plaats kunnen vinden. De aanwezige leden hebben geen bezwaar. Vanuit de leden komt de suggestie om ook de contributienota eerder te verzenden (voor aanvang van het seizoen).
Ronald vd Meel vraagt wie er van BVL naar de NBB vergadering op 11 nov gaat. Antwoord: de voorzitter en vice-voorzitter.
Michael Breel vraagt of er al iets bekend is over de vele boetes die de vereniging heeft mogen ontvangen met betrekking tot scheidsrechters die niet in het bezit van een diploma zouden zijn. Ton Kallenberg geeft aan dat dit punt ter sprake gaat komen op de vergadering van de bond. Klaarblijkelijk heeft het Rayon haar database niet op orde.

11-Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde wordt de vergadering gesloten en dankt het bestuur alle aanwezigen voor hun inbreng.